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行业新闻

速达新建帐套需要注意哪些事项?

大连速达软件新建帐套的注意事项

 

新建速达账套原因:

1、 账套的数据不准

2、 账套期初建立的账套选项错误:进销存与财务账套结合使用,使进销存不能按期结账、成本核算方法不对、产品不分仓核算成本、废品不能参与成本核算、制单人与审核人不能为同一人、库存可用量没有做很好的控制

3、 库存资料、往来资料都可以直接导入进去。

准备工作:

1、 往来资料及往来单位的期初余额要核对清楚

2、 库存资料及库存数量要确认清楚

3、 往业单位的编码新旧对照

速达新建账套注意事项:

1. 纳税性质。系统按照税法的有关规定,将纳税人分为“一般纳税人”和“小规模纳税人”,用户可以根据企业的实际情况进行选择。如果您选择了小规模纳税人,则在进销存业务和会计业务中有关税务问题需要手工调整。如果选择了一般纳税人,则上述业务中的税务问题将根据您在有关业务中所开单据的税额情况自动进行处理。当然,您也可以根据具体情况进行手工修改;

2. 是否结合使用,提供了两个选项:

用户如果选择“进销存系统与账务系统结合使用”,所有进销存业务在单据保存后即自动产生凭证,存货类及相关会计科目限制产生下级明细科目,有关数量金额账等资料的查询需在进销存报表中进行;如果选择“进销存系统与账务系统分开使用”,进销存业务单据不能自动产生凭证,所有会计科目都能产生下级明细科目。

1. 使用分仓核算。采用分仓核算时,每个仓库可以单独核算存货成本,而采用总仓核算时所有仓库均按一个仓库来核算存货成本。系统的默认选项为使用分仓核算;

2. 制单和审核可以是同一人。该选项说明单据的编制和审核可以是同一个操作人员,系统默认状态为已选择,即同一操作员可以对其所编辑的单据进行修改;

3. 业务员只能看到自己的销售报表:如果该选项打勾,系统将在“员工资料”中增加“设置密码”功能,设置密码后在销售类报表中过滤条件设置为该业务员时,需要录入密码才能查看报表;

采购流程

本系统的采购业务流程是可选的,用户可根据企业自身情况在创建账套时选择不同的流程模式,下面对两种流程模式加以简要说明。

一、 "采购订单→采购开单→入库单"流程模式(如图)

1. 用户结合生产、销售及库存情况,并针对公司、部门或业务员制定年度、季度、月份的[采购计划],再根据[采购计划]生成[采购订单],如果没有制定[采购计划]也可以手工编制[采购订单];

2. 当收到货品时(同时收到发票),可以根据[采购订单]生成[采购单],然后根据审核过的[采购单]生成相应的[应付款单];

3. 如果采购的货品已到,但发票还没到时,可编制[估价入库单],或者根据[采购订单]来编制;

4. 等收到发票后,可由[估价入库单]生成相应的[采购单],待保存后,系统同时生成一张与[采购单]相同的红字估价入库冲回单;

5. 仓库管理人员根据蓝字[采购单]生成[入库单],在发生估价入库时则根据蓝字[估价入库单]生成;

6. 发生退货业务时,填制红字[采购单],据此生成[出库单],估价入库的货品发生退货业务时,需要填制红字[估价入库单],然后据此生成[出库单]。

销售业务流程

本系统的销售业务流程是可选的,用户可根据企业自身情况在创建账套时选择不同的流程模式,下面对两种流程模式加以简要说明:

一、 "销售订单→销售开单→出库单"流程模式

1. 用户应结合当前生产及市场销售情况,对销售部门制定年度、季度或月度的[销售计划单],再据此或手工生成[销售订单];

2. 销售业务发生时,可根据[销售订单]生成[销售单];

3. 当企业发生委托销售业务时,可手工编制[委托销售单]进行处理,该单据也可以由[销售订单]生成;

4. 当销售类型为"委托结算"时,[销售单]只能引用[委托销售单]生成;

5. [销售单]审核后,可以生成[应收款单];

6. 发货时,根据蓝字[销售单]生成[出入库单]。发生退货业务时,填制红字[销售单],然后据此生成[出入库单];

7. 也可以根据蓝字[委托销售单]生成[出入库单]。发生退货业务时,则要填制红字[委托销售单],然后据此生成[出入库单]。

8. 往来核算方式

(1) 总账下设。采用此方法往来科目将在总账科目下设置对应的明细科目;

(2) 辅助核算。采用此方法往来科目通过辅助项目来核算。

9. 允许零库存出库。选择此选项后,当用户在实际编制销售或发出货品的单据时,如果某个货品已无库存数量时,仍然可以编制单据;

10. 期末允许负库存结账。当某个库存商品期末的库存数量和金额出现负数时,用户依然可以进行期末结账处理;

11. “允许实际库存为负时出库”和“允许实际库存为负时结账”:默认状态为打勾,如果“允许实际库存为负时出库”未打勾,在蓝字出库单保存时,系统将判断实际库存量是否满足该单出库数量,不足时,系统提示“实际库存数量不足,不能出库!”,并退回到单据编辑界面;如果“允许实际库存为负时结账”未打勾,在进销存结账时,系统判断当前库存量是否小于0,若小于0,系统提示“实际库存量小于0,进销存不能结账!”这两个选项可以随时修改;

12. 废品是否参加成本计算:默认打勾,即为目前系统处理方式——废品参加成本核算;不打勾,则不参与成本计算。出入库单选择验收单时,系统提供的数量也是正品数量;账套启用前,次选项可以修改,启用后则不可修改;

13.设置财务会计期间

账套启用年份、月份。默认状态下,该选项取计算机当前的系统日期。而右侧的“开始日期”、“结束日期”也可以按照企业的实际规定来设置。

本系统按自然月份为每一会计年度定义了12个会计期间。每一会计年度的第一天默认为1月1日,最后一天默认为12月31日。通过修改期间的结束日期,系统会自动调整以后各期间的起止日期。第一个会计期间的起始日期和最后一个会计期间的结束日期不能修改,下一会计期间的起始日期紧跟着上一会计期间的结束日期。

如果启用日期为本年度的第一个会计期间时,在进行账务数据初始化时,您只需录入每一个科目的年初余额,如果是其它期间,还应录入累计发生额等数据。

启用账套后,您还可以重新设置本年度当前会计期间之后的会计期间的起止日期。

开始创建账套

系统即开始创建一个新的账套,稍后您就可以使用了。如果您以前使用过7000系列产品,此时,也可以从已有的账套中导入基础数据,这样就不用重复录入基础资料,可以快速重建新的账套。

小提示】

  导入基础数据前,建议您先对进销存进行结账处理,这样货品的期初成本更为准确。

  账套创建成功后,会自动打开初始化窗口,并且菜单栏应显示"文件"、"进销存初始化"、"账务初始化"、"帮助"。

初始化设置

如果在建立账套之前,企业已发生了进销存业务,还需要对某些业务模块进行必要的初始化,以保证业务数据的连续性和完整性。这些需要初始化的模块包括:库存商品初始化、  

初始化设置各项模块的操作路径为:「进销存初始化」以及「账务初始化」菜单。

货品库存初始化

一、 功能简介

如果货品期初有库存时,用户应该要将其当前账面库存数量、单价、金额、等库存信息录入到账套中,以保证业务的连续性。当账套启用后,如果还没有发生进销存业务结账,用户还可以随时增加或调整货品期初库存数量,一旦结账后就不能再进行修改了。

账务初始数据

三、 操作指南 

(一)录入账务初始数据

本系统默认的记账本位币是人民币,故您打开该窗口时首先看到的是核算人民币的会计科目的列表,以下简要介绍列表中的一些项目:

余额方向:是您在会计科目中定义的余额方向,此处不能修改; 

1. 年初余额:选定会计科目本会计年度的年初余额,该栏目的数据由本年累计发生栏的借方数、贷方数以及期初余额栏的数据自动计算产生,您无需手工录入; 

2. 本年累计发生:选定会计科目年初至建账期初止账户借方或贷方累计发生额; 

3. 期初余额:是截止建账日期期初所选会计科目的账面余额; 

4. 本年损益累计发生:所有损益类科目年初至建账期初发生的实际金额(这里"实际发生额"不包括期末结转本期损益时的会计凭证中损益科目的结转金额); 

5. 引入货品期初: 在账务与进销存结合使用的情况下,系统可以按每个货品“存货类型”中所选择的“存货核算科目”进行汇总,做为账务初始数据的期初余额(不可修改);如果科目有辅助核算货品和数量时,系统还可以将每个货品的名称、规格、数量记录下来,并体现在辅助核算数量金额账中; 

6. 引入往来单位期初:如果您在录入往来单位资料时录入了初始数据,这时可以单击此按钮,系统会自动在应收账款或应付账款下增设同名明细科目,并将其初始金额自动转入到该科目的期初金额里; 

7. 引入固定资产期初:如果您录入了固定资产的初始化金额,这时可以单击此按钮,则系统将把固定资产初始数据自动转入对应的会计科目; 

8. 辅助核算:对于采用辅助核算的会计科目,系统会已特殊的颜色标识,并且在您选择这些科目时,窗口下面会增加【辅助核算】按钮,单击该按钮打开'科目期初-辅助核算'编辑窗口,录入相应的期初数据后保存退出; 

(二)账务初始数据试算平衡

您将全部会计期初数据录入完毕后,请再次单击窗口下方的「试算平衡」,系统会自动将各科目借贷方的期初数进行试算平衡(此时所有外币都将折算成记账本位币进行计算),系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据全部合计在一起进行的,因此只有将所有的本位币、外币、辅助账、固定资产等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有科目的年初借方、年初货方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初货方各项数值。

当试算平衡后,系统会在窗口下方显示"通过试算平衡检验!"字样(如图),此时您就可以启用账套了。反之,系统会在窗口下方提"年初余额不平衡!"等字样,此时无法启用账套,您需要查找初始数据的错误。

退出会计科目初始操作时,单击【关闭窗口】。

【小提示】

您在试算平衡时系统提示可以开账,但是这时并不能保证您录入的数据就完全正确了,因为很可能您会将两个账户的借、贷方余额录入到相反的方向,或录入的金额同时保存新增或减少相同的数额,这些由于手工录入产生的错误系统是无法发现的,因此,建议您将已录入的数据与原手工账进行认真仔细地核对,确认数据无误后并且也没有其他需要录入的初始数据时就可以启用账套了。


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